哈佛商業評論都會有一些很有趣的研究，例如他們統計發現美國每一天都有超過五千五百萬個會議在進行，會議都長得很相像，就是大家聚集在一起，可能有人透過線上連線進來，然後大家說話討論一下。
我們好像從來沒有想過開會是否透過「講話」的方式來達成是一種選擇。
在理想狀況下，準備了、規劃好了的會議的確可以很有效率透過大家的直接對話，把狀況釐清解決。但也很多時候開會淪為一個人在滔滔不絕，其他人偷偷一邊做其他事情，或是私下聊天，或是透過上述這些方式來表達反對、打擊對方的論調或是表示漠不關心。
這篇研究講到1985年一個很經典的實驗，這個實驗是在一群要開會的人當中，讓其中一些特定的人先各自得到不同資訊；而另外一組是所有人都得到一樣的資訊。結論發現大家有的資訊不同的時候，比較能夠有較佳的結論，因為大家把不同的地方提出來討論。然而更多的實驗也發現，大多時候我們都花太多時間在那邊處理大家早就有共識的資訊。
究竟為什麼會這樣呢？
因為當有人說出一些其他人也知道並且認可的資訊的時候，整個會議就會有人點頭啦、微笑啦、支持的眼神啦，這時候自然就花了很多時間，但這些事情本來大家就知道了。
反之，當大家有的資訊不一樣的時候，就反而能夠吸引聽者的注意，會刺激大家思考，我現在要怎麼反應，這跟我已知的不同，那我要反對嗎？我會贊成嗎？我要釐清嗎？這時候會議室的動力就開始動了起來。這時候大家可能會想說我先按兵不動，看其他人怎麼說，或是等老闆或資深員工講話以後我再跟。
這時候如果你是主管，你馬上就跳出來發言了，那你就又回到一開始那種點頭微笑的死水會議了。所以你可以在這時試試巧妙運用沉默的招數，沉默是很棒的一種攪動一池春水的方法。可以藉由這段時間讓會議的動力帶出新的想法。
你可以想像一下，如果現在我們擺明了要為了一個問題召開一次會議，有30分鐘的時間可以開會。第一組人就像傳統會議方式一樣討論事情。而第二組另外運用沉默的技巧，讓大家安靜地在房間腦力激盪，把自己想得到的解決方案都先寫在自己的記事本上。過了半小時以後，第二組人提出的解決方案，其質和量都會遠遠超過第一組。因為第一組可能花了很多時間在講大家都已經知道的這個問題，以及既有的方法。
究竟為什麼「#沉默是金開會法」很有效，研究認為有兩個原因：
一、很多人在安全的時候才敢講話 當大家都安靜地在做腦力激盪的時候，腦力激盪才真的是腦力激盪，因為與會者不用擔心自己是否說出一個很丟臉的點子、或是是否會冒犯層級更高的主管，與會者再也不用先進行自我審查，把她認為不會被接受的點子事先刪除。當然，在匿名的狀況下效果倍增。
二、消滅自動自發發言的缺失 自動自發發言的問題就是，很多人並不是這麼習慣在公眾之下發言，因此即便她有想法可能也覺得算了我不要主動講。如果你的團隊也有內向者，他們可能會找不到一個說話的機會，或是自己找個藉口認為她的想法無關緊要。
接下來要談的 #沉默是金開會法 ，可能妳早就已經在妳的辦公室用過這種方式，或是妳雖然看過人家這樣做但是沒有實驗過。
化獸師想要傳達的是：方法很重要，因為方法可以影響一切，妳可能有非常有創造力的團隊，但妳們的討論方法可以讓事情的走向天差地遠。
沉默是金開會法
這種開會法特別適用於需要創意發想或是尋求解決問題之道的會議，主持人可以要求大家沉默，先把想法寫在紙或便利貼上，這時候可以考慮匿名，人數越多的會議這種方法更可以收集大家的想法。
再來主持人可以開始分類這些便利貼，把相似的歸為一類，但儘量不要超過20類，這個分類過程可以當場進行，或是利用會議間的休息空檔分類，再下一個時段開始的時候跟大家報告。
主持人可以透過讓大家投票的方式，刪減分類好的便利貼。這時候主持人可以把剩下來的點子，展示在會議室的空間裡，並且開放一個時段讓大家寫下自己的評論，例如：我覺得這個想法很棒，我很贊同！或是我覺得可以組合另外一個作法那就更好了！
你可以透過各種現代科技來輔助「沉默是金開會法」，例如下載一些匿名的評論工具讓大家線上進行，或是電子投票app等等。這種開會法也可以做為正式會議的會前會，不管是先透過線上準備還是先聚在一起沉默是金一下，都可以幫助你的正式會議真正達成結論。
最後我們需要反思開會的目的，企業的目標應該是精準的掌握來自不同員工的創造力和關鍵想法，讓這些在大家大腦裡的資產能夠快又有效的輸出。而身為主管或是會議主持人的你，也同時是大家寶貴時間的守護者。
所以我們真的應該認真看待開會這件事，應該隨時反思開會是否對大家的工作有幫助，而不是像內建開會模式一樣，永遠用同樣的一種方式進入會議。
Comments