雖然台灣的疫情尚在控制之中，但是有些企業已經開始實施部分或全面的遠距工作，你們公司也已經做好準備了嗎？疫情的變化經常很難預測，以防最糟的狀況，或許你的團隊也應該開始討論相關事項。
如果你公司的業務牽涉到國際事項，那麼可能你已經感受到影響了，海外出差都暫停了，外國的同事或是客戶已經在家工作了，大家可能也需要忍受一時數位設備無法像辦公室環境這麼好的狀況。
企業組織都已經全方位做好準備了嗎？或許還沒，或許已經有部分，但總是還有更多討論隨之而來，員工是否也想問，如果我在家工作很順利，以後可否都遠距工作呢？
這次的病毒危機其實也是檢視企業數位能力、風險管理的契機，你的公司是否還在被動防禦，還是說已經可以逐漸運用這次的危機當作轉機，全面檢視你們原先的工作模式。這邊有一些要點可以供大家參考。
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認清事實：最糟狀況可能全體員工都需要遠距工作
雖然我們都希望事情不會走到這一步，或是我們希望僥倖等待疫情直接好轉，但是策略上來說，我們總不希望等到那一天真的來臨的時候，才跟員工說：「大家都領一台筆電回家工作吧！」
現在就組織跨部門的任務小組，其中一定要包含IT、人資、公關等然後一起來計劃全公司遠距上班的任務，要怎麼提升效率、要怎麼處理危機等等…
列出可能受影響的層面
把公司內的各種責任分為：
遠距可以做，即便只能完成部分
無法遠距完成
尚未確定
這時候你們可以花時間檢視這個分類中，是否有些是來自長期而來的刻板印象，有些是否可以從具體的經驗中克服。例如大家普遍認為行政人員就是無法遠距工作，但根據我過去遠距帶領行政助理的經驗這是可行的。或是長期以來我們都以為財務人員一定要在辦公室工作等。或許你會發現一些傳統上一定需要在實體工作環境進行的工作，能夠有更有效率的方式遠距執行。
檢視IT軟硬體設備
公司跟大家會議溝通用的IT軟硬體設備都齊全了嗎？大家平常溝通使用的通訊軟體在遠距的時候也很順暢嗎？如果有哪一項沒有完備，都要提出來改善，例如添購設備，或是進行人員的教育訓練，不要等到會議當時才發現有人不知道怎麼使用或是沒有權限。
在資訊安全上也要說清楚，哪些是同仁可以用自己的手機或電腦瀏覽的權限，哪些需要用公司提供的設備，如果有更多客戶個人資料或是商業資料需要考慮資訊安全，那麼也要詳列出來讓同仁瞭解，不要等到同仁已經回家才在追蹤。
設立通訊規範
公司內部的通訊和溝通需要有一個規範：同仁之間怎麼相互聯繫呢？是打電話還是用通訊軟體？是否要將所有的通訊資料存在雲端？主要的溝通方式是電子郵件嗎？還是直接用LINE？哪些東西需要出現在Slack上？哪些資訊需要通知所有人？會在哪樣的平台公布？需要告知客戶的事項有哪些？固定會議時間是什麼時候？
評估並且準備未來變革
在這段抗疫期間，許多做法可能有驚喜也有失望，有些時候你會發現新的方法幫助團隊的效能提升，也有些時候這些措施只是防疫期間不得不然的手段。但記得不管你們採取了哪一種作法，都要妥善評估效能，這樣等到疫情結束以後，你們就有機會問自己更大的問題：哪些是我們要繼續維持的變革？哪些促使我們發現更多問題。
或許貴公司會發現過去大多數的出差都是不必要的，因為視訊會議就可以好好地把事情解決，也有可能情況剛好相反，見面三分情還是很重要。
未來全球公衛議題會不斷出現，這些雖然帶給我們許多壓力與困境，但是對企業來說，彈性工作型態是未來趨勢，危機或許就是轉機。
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