上班族有很多種痛苦來源，其中一項歷久不衰的痛苦就是冗長的會議。
通常這個情境是這樣：首先，我不知道為什麼我要來開這個會，但是主管叫我來，我就來了。可能主管也不知道吧。某個人(通常是老闆或主管)講話真的很冗，知識含量很稀薄，我不知道他到底想表達什麼？也不知道為何跟我有關，我甚至開始懷疑人生的意義，想到回到我的桌子以後我還有好多電話要打、好多信要回，搞不好晚上還需要加班。
而身為主管的你，可能會面臨另外一些狀況，莫名其妙地被知會要跨部門溝通或是有個臨時任務編組，或是被找去調解某種衝突情境，花了大半天。或是你有太多話要對你的團隊說，你怎麼想都覺得需要把這些通通告訴他們，這樣才算充分溝通。
如果會議裡有個人佔用大部分的時間滔滔不絕，這通常不可能是好現象，畢竟應該很少有人想花大把時間坐在那邊聽演講。如果你自己就是那個講話講最久的人，那麼以下是給你的建議：
開會要準備
這聽起來很理所當然，但是相信我，在化獸師遇到的各種情況裡，大部分的人都仰賴自己的臨場反應和聰明才智，直接出席會議。或是你有準備，但你雖然準備了內容，卻沒有機會想想你要怎麼表達。當你準備的時候，你應該要思考規劃你要花多少時間說這些，先決定你要說多久然後把你的內容濃縮在這個時間內、想好開場白(你應該遇過光開場白就已經開始失焦的人)、你甚至需要練習，把所有的會議發言當作你要公開演講來準備，但當你真的開始講的時候，如非必要不要忽然即席起來。
如果你是那種每個人講完你都想要回應一下的人，克制你的衝動，如果你有真的很想要講的，可以先筆記下來，等到輪到你的時候再發言。
開會要幫別人準備
這裡並不是在說你要越俎代庖，而是如果你是會議的發起人或是希望會議有成效的人─不論你是需要向上管理你的主管，或是管理你的團隊，你都可以透過一些方法讓與會者先進入狀況。
最基本的就是寄出議程(agenda)，避免有人天馬行空、失焦離題。但有另外一種人你可能也需要多花心思，那就是明明跟他有關、也需要他的意見，他卻每次都沉默地坐完整場會議就默默離開的人，這樣的人也可能造成你會議失敗。如果你的團隊有這種人，你很需要事先去跟他溝通一下，私下了解一下他的意見，懇請他開會的時候發言表達。
讓大家輪流發言
讓每個人都有機會說到話很重要，而且妳可以讓遊戲規則變成大家輪過一輪，當然你不需要硬性規定每個人說話，輪到的人也可以棄權，但是這種方式可以幫助那種死都不要主動說話的人打破僵局、也同時避免被點名的尷尬，你或許也會得到某些意想不到的珍貴意見。
一個人透過主導冗長的會議滔滔不絕地講整場其實有時候已經接近一種酷刑，而且這種開會「溝通」的方式通常都很沒效率。
希望這篇文章可以幫助經常需要召開會議的人，以及他們的團隊成員，如果你的主管常犯這樣的毛病，文中的一些小技巧也可以幫助你更容易向上管理，讓開會不再是放空的代名詞。
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